任何一種合同都是由一系列條款組成和定義的。當購買和安裝一個大型印刷系統或引進一種新技術的時候，人們要考慮到很多細節的問題。律師們也許也要介入到合同談判的過程中。正如生活中的很多事情一樣，如果你能提前說出自己的要求和期望值，與相關人員進行充分討論并達成一致，那么你的整個購買過程就會變得非常順利。

細節，細節

無論你處于談判的哪一方，首先都要了解自己應該滿足哪些要求和滿足這些要求的最后期限，同時還要將各項工作列入自己的計劃表。印刷服務供應商可能會以與現有客戶簽署的服務水平協議（SLA）為標準，因此應該明確自己在最后期限之前應該滿足客戶的哪些特殊要求。由于大家都知道事情并一定完全按照計劃來進行，所以敲定一個大家都認可的“最后期限”還是非常有必要的。此外，由于安裝一個印刷系統往往需要花費很長一段時間，所以談判雙方還應該討論不同零件的送貨時間，并將這些內容寫到合同里去。比如說：印刷機組的送貨時間是一個，而印后加工設備和郵寄系統的送貨時間可能又是另外一個。人們之所以要講這些設備的安裝時間分開，是想有充足的時間對它們一一進行測試。與此同時，設備的購買者還能根據自己的需要開發出一套全新的程序。最后，不要忘了員工的放假計劃，因為印刷廠要分階段對員工進行培訓，使其掌握新系統的使用方法。

在制定和實施安裝計劃的時候，最好還要找到一個人來充當“工程主管”的角色。這個項目主管應該了解每一件事情的進展情況和預定完成時間，同時還要對所有人員的工作進行協調，從而保證計劃的順利進行。我們很少看到只從一個設備商那里購買設備的印刷廠，在通常情況下，印刷機的供應商要承擔起“項目主管”的責任，并為其他設備和軟件供應商制定計劃。當然，其他產品的供應商也要對整個的安裝計劃有所了解，并提出自己的意見。此外，要想保證計劃的順利執行，人們還要為所謂的“項目主管”找到一個幫手，讓他負責與計劃的每一個參與者進行溝通，回答他們提出的問題，并在主管不在的情況下，維持各項工作的正常進行。

混合和匹配

由于現在大多數印刷廠都是從不同的供應商那里購買設備并擁有一個已經制定好的生產計劃表，所有最重要的是制定出一個針對于生產旺季和重要生產時期的計劃。很多因素都會影響到已有設備的生產計劃——例如改變設備的安裝位置和對設備進行聯網等——如何解決這些問題也應該成為安裝計劃中的一部分，并要提前采取措施，將不利影響控制在最小的范圍內。

安裝印刷機是整個安裝計劃中最顯眼的一個步驟，但是對于生產過程來說，軟件也是非常關鍵的，而且它還有可能對以前安裝好的設備產生影響。雖然所有設備商都一再保證自己的程序和工具能與其他系統相兼容，但人們在安裝之前還要對相關的細節問題進行討論，以免出現成本和時間上的浪費。要讓設備商知道你正使用哪種軟件以及其他電腦上安裝的不同版本的軟件。此外，你還讓他們知道你所擁有的定制化軟件以及你是如何使用它們的，只有這樣，這些軟件才能更好地被整合到一個全新的系統中。

條款

這些問題看起來有些高深莫測，但它們能推動我們的談判向前發展。我不是律師，所以不明白組成合同的那些法律術語，但這畢竟是我們做生意過程中的一部分。無論我們是要買房子，汽車還是延長電視的保修期，都離不開印刷品的幫助。

能否成功制定并執行一項印刷系統安裝合同主要取決于我們在上面所討論的問題。如果談判雙方能提前對每一個條款進行討論并達成共識，那么合同執行起來就會標順利，并且能滿足談判雙方共同的要求。
顯然，合同里必須含有談判雙方不能按時完成計劃或滿足對方要求時應該遵守的賠償、限制和處罰條款，但是如果大家能提前對各項事宜達成共識，那么這些條款就永遠都不會有用上的機會。

理解萬歲

我建議你們在與設備商達成一致意見時，把所有內容都落實在紙面上。然后時刻牢記這些條款，努力去實現自己的目標。最關鍵的問題是要對計劃實施過程中可能出現的困難和問題作好心理準備。就像生活中的其他事情一樣，溝通和理解是獲得成功的秘密武器。