可變數據印刷有一定的工作流程，是和數據相聯系的。國外的一些專業打印店和專業打印工廠，他們在計算機系統方面的投資要遠遠超過國內。這個系統的核心是數據庫，可變數據印刷是將印刷與數據庫相結合，可以改變一批印件中每張印刷品的內容，實現個性化印刷，使每個受眾所收到的印刷品內容各不相同。而數據庫本身就是企業的利潤來源，能給你提供很多信息。比如上�，F在做了一個很強大的數據庫，叫“人口地理信息庫”，能定位到每一個人，這個數據庫同每個人的醫療保險、退休金以及生老病死，甚至同每個人的一生都掛勾，這些數據本身就是資源。北美一家知名的公司在數據庫這一塊的營業利潤已經占到了100%。但是，數據庫是需要整合的，通過客戶所提供的數據資源，打印出數據，插入廣告，然后投遞數據，但不是數據投遞出去就算完成了，必須還要反饋，所以這一套管理系統是很重要的。曾經有一個省的移動公司，他們投遞出去的信件有16%都退了回來。

    可變數據印刷要有一個整體的解決方案，作為一個數字化的管理系統，從數據到中間管理系統到防火墻，都要有一個完整的解決方案，且這些數據是保密的。如果美國大使館收到一張不是他們的賬單，他們就會問：“我們的賬單哪去了？”所以這方面的數據就需要有防火墻。這些數據需要有作業管理，作業管理對不同的格式有不同的電子文擋、不同的數據庫。在這種情況下還要進行制度上的合理轉換，轉換成我們所需要的格式，期間有一些版面的設計、數據的反饋。在數據打印這一塊，目前我國許多企業還沒有真正意識到管理的重要性。像一些電信公司的賬單等，如何保證票據秩序不混亂是十分重要的。

    在數據印刷這一塊，國外一般都采用彩色版，日本一些電訊賬單現在都是彩色版，包括英國一些公司的賬單也從黑白版轉換成了彩色版，這也是一個發展趨勢。隨著企業對客戶服務水平的提高，為客戶提供的賬單郵寄量會越來越大，甚至能達到幾百萬份，而且賬單制作質量的要求也越來越高，套色甚至彩色的賬單已經比比皆是。采用彩色賬單，可提高關注度94%，提高理解力 55%～73%，加強辨認力78%，提高信息傳達率80%，提高銷售額88%，提升客戶滿意率75%，增加客戶回復率83%，并具有穩步擴充升級的靈活性等。